El precio de llevarlo en Excel
Microsoft Office sin duda es la suite más usada por individuos y empresas para la generación de documentos, presentaciones y hojas de cálculo. Específicamente MS Excel es una hoja de cálculo que permite hacer operaciones, organizar información y generar gráficas de manera rápida siempre y cuando tengamos un set de datos.
Formatos y registros de todo tipo son llevados en Excel pero, ¿qué pasa cuando la información empieza a crecer?
Un error común en las organizaciones es mantener el uso de Excel como herramienta operativa, de reporteo y de base de datos. A continuación les presentamos algunas consecuencias de "Llevarlo en Excel".
Límite de Registros por Hoja
Excel tiene un límite de registros que puede manejar por hoja, aunque en cada versión este límite ha ido creciendo, tiene consecuencias de desempeño. Todos hemos trabajado en una hoja de cálculo que se tarda horas, se congela o simplemente toma toda la memoria RAM disponible y no te da otra opción mas que reiniciar la computadora.
Colaboración
Compartir información basada en archivos de excel puede ser muy complicado. Hoy en día se pueden compartir documentos en diversas plataformas e incluso se pueden editar desde el navegador como en google docs, dropbox y office 365, sin embargo siguen siendo archivos y como tales son propensos al error, a la doble captura, al borrado y a modificaciones no deseadas.
Seguridad
Existe mucha información sensible para las empresas que es llevada en Excel, esos archivos son enviados por correos, descargados en distintos equipos y en ese momento cualquier política de seguridad informática que la empresa tenga, se queda sin efecto. Los ataques del virus WannaCry en 2017 se llevaron a cabo utilizando archivos de office incluidos en correos electrónicos, que al abrirse, tomaba el control de la computadora y pedía rescate para poder liberarla. Según un reportaje de la cadena de Noticias CBS las pérdidas por este virus alcanzaría 4 billones de dólares.
Datos basura
La manipulación constante de archivos de Excel abre la puerta al fallo humano, por lo tanto es muy común que existan errores de captura, registros duplicados, inconsistencias, un copy-paste mal hecho, entre otros. El problema de los datos basura es que dan información falsa a la empresa, causan retrabajo y mala toma de decisiones.
Tiempo
En el mediano y largo plazo utilizar Excel como herramienta operativa y de toma de decisiones no es la mejor idea. El tiempo consumido al descargar, abrir y manipular un archivo de excel puede ser bastante grande por lo explicado en los puntos anteriores. Si multiplicamos este tiempo por el número de personas que utilizan Excel en la organización, nos damos cuenta de la magnitud del problema y si lo traducimos a horas hombre podemos calcular el costo.
Es muy importante identificar el nivel de madurez que tiene la empresa respecto al uso de tecnologías de información pero de manera general mencionamos algunas alternativas al uso de Excel:
Bases de Datos
Utiliza Bases de datos Relacionales como MySQL o MariaDB, son libres y gratuitas.
Marketing y Ventas
Para reportes de ventas, seguimiento de clientes y prospectos, campañas y servicio al cliente utiliza un CRM (Customer Relationship Management)
Administración y Finanzas
Los módulos de contabilidad y finanzas son el corazón de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Aunque la implementación es compleja, las empresas que tienen un ERP pueden medir y controlar los aspectos clave de su negocio.
